Agile werkt niet vanzelf: wat Toyota ons kan leren over écht wendbaar werken

Agile werken is inmiddels in veel organisaties een vanzelfsprekend onderdeel van de manier van werken. Teams werken met Scrum, Kanban of andere agile werkwijzen. Er zijn stand-ups, reviews en retrospectives en organisaties hebben vaak Product Owners, Scrum Masters en Agile Coaches aangesteld.

Toch zie ik in de praktijk regelmatig dat de resultaten achterblijven bij de verwachtingen. Teams zijn druk, maar leveren niet altijd meer waarde. Er worden veel agile-rituelen uitgevoerd, maar er wordt niet altijd daadwerkelijk verbeterd. Managers raken gefrustreerd en medewerkers voelen zich soms onbegrepen.

Dat roept bij mij een andere vraag op dan alleen: werken we wel agile genoeg? De vraag die ik veel interessanter vind is: helpt onze manier van agile werken ons daadwerkelijk om betere waarde te leveren aan onze klanten?

Dat is het vertrekpunt van mijn boek En nu écht Agile!

Van agile als methode naar agile als middel

In mijn loopbaan als consultant, trainer en agile coach heb ik veel teams en organisaties begeleid bij hun overstap naar agile werken. Daarbij viel mij steeds opnieuw op dat agile soms een doel op zichzelf werd. Teams volgden de voorgeschreven werkwijze, maar verloren de bedoeling erachter uit het oog. Een retrospective werd gehouden omdat die nu eenmaal op de Scrum-kalender stond, zonder dat er daarna iets wezenlijks veranderde. Agile-buzzwoorden werden gebruikt, terwijl niet altijd duidelijk was wat ze in de praktijk moesten opleveren.

In mijn boek noem ik dit suboptimale agile praktijken. Het gaat bijvoorbeeld om agile-buzzwoorden zonder duidelijke betekenis, wat ik ook wel “zombie Scrum” noem: alle rituelen worden uitgevoerd, maar zonder zichtbaar resultaat. Of om organisaties die alleen de makkelijke onderdelen van agile overnemen. Ook teams zonder duidelijke doelen, prioriteiten of rollen en een gebrek aan samenwerking tussen teams, management en klanten kom ik regelmatig tegen.

Het probleem is daarmee niet per se dat organisaties agile werken. Het probleem ontstaat wanneer de methode belangrijker wordt dan het resultaat.

Wat heeft Toyota met agile te maken?

Mijn zoektocht naar een andere manier van kijken naar agile bracht mij terug naar de principes van The Toyota Way, het gedachtegoed dat aan de basis ligt van Lean. Op het eerste gezicht lijken Toyota en agile misschien twee verschillende werelden. Agile wordt vaak geassocieerd met softwareontwikkeling, Scrum en het Agile Manifesto, terwijl Toyota vooral bekend is geworden door Lean en zijn productiesysteem.

Maar wanneer je verder kijkt, zie je belangrijke overeenkomsten. Toyota richt zich onder andere op klantwaarde, continu verbeteren, respect voor mensen, het ontwikkelen van medewerkers en het structureel oplossen van problemen. Dat zijn principes die ook nodig zijn om agile daadwerkelijk te laten werken.

Daarom combineer ik in mijn boek inzichten uit de Toyota Way met beproefde agile coaching practices. Niet om nóg een framework toe te voegen aan de inmiddels lange lijst van methodieken die organisaties kunnen gebruiken, maar juist om terug te gaan naar de bedoeling. Wat proberen we met agile eigenlijk te bereiken?

Zes gebieden waar agile vaak vastloopt

Op basis van mijn ervaringen onderscheid ik in het boek zes probleemcategorieën die ik veel tegenkom bij teams en organisaties die met agile werken.

De eerste is de agile mindset. Hoe zorgen we ervoor dat mensen agile daadwerkelijk begrijpen en ernaar handelen? Het gaat daarbij niet alleen om het invoeren van een nieuwe werkwijze, maar ook om visie, verantwoordelijkheid, vertrouwen en zelfredzaamheid.

Een tweede gebied zijn de processen. Hoe maken we processen daadwerkelijk wendbaar en hoe zorgen we ervoor dat werk beter door de organisatie stroomt? Daarbij komen onderwerpen als flow, multidisciplinaire teams, verspilling en Work in Progress aan bod. Het doel is uiteindelijk niet om meer werk te doen, maar om sneller en beter waarde te kunnen leveren.

De derde categorie is kwaliteit. Agile werken mag niet betekenen dat we sneller slechte producten of diensten opleveren. Problemen moeten zo vroeg mogelijk zichtbaar worden en waar mogelijk bij de bron worden opgelost. In het boek verbind ik daarom onder andere principes als Jidoka, Poka-Yoke en 5 Why aan agile werken.

Daarna kijk ik naar middelen en tools. Tools kunnen enorm helpen om transparantie te creëren en mensen te ondersteunen, maar ze mogen nooit belangrijker worden dan de mensen en processen waarvoor ze bedoeld zijn. Vanuit de Toyota Way bespreek ik bijvoorbeeld Gemba walks, 5S, Obeya en A3.

De vijfde categorie gaat over leiders, teams en partners. Agile vraagt namelijk niet alleen iets van een team. Ook leiders, leveranciers en andere partners spelen een belangrijke rol. Zelforganisatie ontstaat bijvoorbeeld niet simpelweg doordat een manager zegt dat een team vanaf vandaag zelforganiserend is. Mensen moeten de ruimte, kennis en ondersteuning krijgen om die verantwoordelijkheid daadwerkelijk te kunnen nemen.

Tot slot gaat het over het probleemoplossend en lerend vermogen van een organisatie. Een wendbare organisatie moet niet alleen kunnen reageren op verandering, maar moet ook zelfstandig problemen kunnen herkennen, onderzoeken en oplossen. Daarin spelen principes als Go and See, Kaizen, A3 en eerlijke zelfreflectie een belangrijke rol.

Van ritueel naar resultaat

Een van de belangrijkste boodschappen van het boek is dat agile geen tovermiddel is. Een retrospective maakt een team niet automatisch beter. Een Scrum Master maakt een team niet automatisch zelforganiserend. Een Product Owner zorgt niet automatisch voor klantwaarde en een organisatie wordt niet wendbaar omdat er een agile transformatieprogramma is gestart.

De methoden en rituelen kunnen helpen, maar uiteindelijk gaat het om iets anders: kunnen we samen continu verbeteren en waarde leveren aan onze klanten?

Daarom vind ik het belangrijk om niet alleen te kijken naar de vraag of een team Scrum goed uitvoert. Ik wil ook weten of het team begrijpt waarom het op deze manier werkt, of het problemen zelfstandig kan oplossen en of de manier van werken daadwerkelijk bijdraagt aan het resultaat dat de organisatie en de klant nodig hebben.

Wat gebeurt er als je de principes wél toepast?

In het boek beschrijf ik twee praktijkcases waarin teams en organisaties waren vastgelopen in hun manier van agile werken.

Bij NVE werkten twee teams zonder Product Owner en was de leverbetrouwbaarheid laag. Dit zorgde voor frustratie bij managers en weinig vertrouwen in de aanpak. Door Toyota-principes te combineren met agile coaching steeg de leverbetrouwbaarheid van 50% naar 100%. Ook groeide het vertrouwen en steeg de tevredenheid naar een 8, als eerste stap richting meer klantimpact.

Een andere case is MEDICIO. Daar werkten zogenaamde zelfsturende teams die vooral bezig waren met spelletjes en bonussen, terwijl het leveren van waarde aan klanten onvoldoende centraal stond. In zo’n situatie ligt de oplossing niet vanzelfsprekend in nóg meer agile practices. Het was juist nodig om opnieuw te kijken naar klantwaarde, verantwoordelijkheid en resultaat.

Deze voorbeelden laten voor mij zien waarom het belangrijk is om niet alleen naar de methode te kijken. Soms is het probleem niet dat een organisatie te weinig agile werkt, maar dat zij de verkeerde dingen op een agile manier aan het doen is.

Agile is geen eindpunt

Agile is voor mij geen eindpunt en ook geen doel op zichzelf. Het is een manier om organisaties te helpen beter te leren, beter samen te werken en sneller waarde te leveren.

Wanneer de methode het doel wordt, verliezen we gemakkelijk uit het oog waarom we ooit met de verandering zijn begonnen. Dan kunnen Scrum-events, boards, rollen en frameworks uiteindelijk een eigen leven gaan leiden.

Wanneer we teruggaan naar de onderliggende principes — klantwaarde, continu verbeteren, respect voor mensen en het oplossen van echte problemen — ontstaat er ruimte voor een andere vorm van agile werken. Een vorm waarin de methode ondersteunend is aan het doel, in plaats van andersom.

Niet agile om agile te zijn, maar agile omdat het helpt om betere resultaten te bereiken.

Dat is uiteindelijk de gedachte achter En nu écht Agile!

Meer over het boek

Wil je meer weten over En nu écht Agile! en de aanpak achter het boek? Op de boekpagina vind je meer informatie over de inhoud, voor wie het boek bedoeld is en hoe je de gratis samenvatting kunt downloaden. Je kunt daar ook direct doorklikken om het volledige boek te bestellen.

→ Bekijk de pagina van En nu écht Agile!